Règlements généraux

 

INTERPRÉTATION

 

Les règlements de la corporation doivent être interprétés en conformité avec la troisième partie de la Loi sur les Compagnies L.R.Q., 1977,  c. C38,  y compris tout amendement subséquent, dont principalement la Loi modifiant la Loi des Compagnies et d’autres dispositions législatives.  L.R.Q. 1979, c. C31, et toute loi affectée au remplacement de celle-ci, ci-après dénommée la «loi ».

 

Les mots et expressions définis dans la Loi ont la même signification pour les fins du présent règlement.

 

Le nombre singulier sera censé inclure le pluriel et vice versa, et tout mot susceptible de comporter un genre sera censé inclure le masculin et le féminin.

 

Chapitre 1  Dispositions générales

 

Article 1.1 - Nom

 

La corporation porte le nom de «Association québécoise pour le droit de mourir dans la dignité» aussi désignée sous l’acronyme « AQDMD ».

 

Article 1.2 - Siège social

 

Le siège social de la corporation est situé sur le territoire du Québec, à une adresse déterminée par le conseil d’administration.

 

Article 1.3 - Territoire

 

La corporation exerce ses activités principalement dans la province de Québec.

 

Article 1.4 – Mission

 

Œuvrer pour qu’il soit permis à une personne atteinte d’une maladie en phase terminale ou vivant des douleurs et/ou des souffrances insupportables, de demander et recevoir une aide médicale active nécessaire à une fin de vie paisible et sans souffrance.

 

Article 1.5 – Objectifs

-  Poursuivre des démarches pour que cette aide médicale active soit décriminalisée et qu’une loi fixe clairement le cadre et les conditions du libre exercice de ce droit de mourir dans la dignité.

-  Conseiller et aider ses membres. Leur fournir, entre autres, des informations sur les droits des patients, les soins palliatifs, les directives de fin de vie et les droits des mandataires en cas d’inaptitude.

-  Participer au débat public sur ce droit de mourir dans la dignité, répondre aux demandes d’information, intervenir dans les médias à chaque fois qu’il convient d’éclairer ou de corriger des informations.

-  Entretenir des liens avec d’autres associations qui s’intéressent aux conditions de la fin de la vie et envisager avec elles des actions communes.

-  Produire des documents, participer à des études, distribuer des textes pertinents et maintenir un site Internet permettant à toute personne de communiquer avec l’association pour recevoir ou fournir des informations.

-  Organiser des événements, assemblées, colloques, pour promouvoir ces objectifs.

 

Chapitre 2  Membres

 

Article 2.1 Les membres

 

Les personnes qui ont dix-huit (18) ans ou plus, qui adhèrent à la mission et aux objectifs de la corporation. L’adhésion se fait à titre individuel.

 

Article 2.2 - Cartes de membres

 

Le conseil d’administration  peut. s'il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

 

Article 2.3 - Contribution annuelle

 

Le conseil d’administration  peut, s'il le juge à propos, demander une contribution annuelle à ses membres.

 

Article 2.4 - Démission

 

Tout membre peut démissionner en avisant le conseil d’administration  par écrit. La démission prend effet sur réception de l’avis à cet effet.

 

Article 2.5 - Expulsion

 

Tout membre qui enfreint un règlement quelconque de la corporation, qui perd l’une ou l’autre des qualités requises pour détenir le statut de membre, qui pose un geste ou qui exprime des propos contraires aux objectifs de la corporation ou incompatibles avec ceux-ci, ou néfastes aux activités ou à la réputation de la corporation ou de ses membres peut être expulsé de la corporation par résolution du conseil d’administration.  

 

Chapitre 3  Assemblée annuelle

 

Article 3.1 - Assemblée générale annuelle

 

L'assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d'expiration de l'exercice financier annuel. L'exercice financier expire le 31 mars de chaque année. Le conseil d’administration fixe la date, l'heure et le lieu de l'assemblée.

 

Article 3.2 - Assemblée extraordinaire

 

Une assemblée extraordinaire des membres de la corporation peut être convoquée en tout temps :

 

a) par le conseil d’administration au moyen d’une résolution ;

b) par au moins 10 membres en règle, au moyen d’une requête écrite à cet effet, adressée au secrétaire de la corporation. Une telle requête doit mentionner le but pour lequel l’assemblée doit être convoquée.

 

A défaut par le secrétaire de convoquer une telle assemblée dans les trente (30) jours de la réception de ladite requête, celle-ci pourra être convoquée par l’un des signataires de la requête.

Aucun autre sujet que celui ou ceux indiqués à l’ordre du jour ne pourra être pris en considération.

 

Article 3.3 - Avis de convocation

 

Un avis de convocation écrit doit être envoyé par la poste, par courriel ou par fax à tous les membres en règle à la dernière adresse connue au moins quinze (15) jours de calendrier avant la tenue de l'assemblée. En cas d'urgence, ce délai peut être de sept (7) jours et l'avis peut être verbal ou téléphonique.

 

L'avis de convocation comporte les éléments suivants :

-          l'identification de l'organisme

-          la spécification du type d'assemblée

-          la date, l'heure et le lieu de l'assemblée

-          l'ordre du jour de l'assemblée.

 

Article 3.4 - Quorum

 

Le quorum de toute assemblée générale et ou extraordinaire est constitué des membres présents.

 

Article 3.5 - Vote

 

Chaque membre ne peut être représenté que par une voix. Le vote par procuration est prohibé. Lors d’un vote sur un sujet donné, en cas d’égalité des voix, l’assemblée pourra choisir de rediscuter sur le sujet; lors d’un deuxième vote sur le même sujet, si il y a toujours égalité des voix, le président de l’AQDMD aura un vote prépondérant.

 

Article 3.6 - Ordre du jour

 

Pour toute assemblée générale annuelle, l'ordre du jour doit contenir au minimum les items suivants :

-          Présentation du  rapport d’activités

-          Présentation des états financiers annuels

-          Ratification des règlements et actes du conseil d’administration. Élection des administrateurs de la corporation.

-          Nomination de la firme comptable.

-          Toute proposition de modification de la charte ou des règlements généraux doit être acceptée par le conseil d’administration et présentée par écrit aux membres au moins quinze (15) jours avant l'assemblée générale annuelle ou spéciale.

 

Article 3.7 - Élection

 

L'élection des membres du conseil d’administration  se fait à l'occasion de l'assemblée générale annuelle de la corporation. Cependant, les mises en candidatures doivent être faites à l’avance selon les modalités suivantes :

 

-          Les mises en candidature doivent être envoyées par écrit (poste, courriel ou fax) au secrétaire du conseil d’administration  dans les sept jours de calendrier précédant l’assemblée générale annuelle.

-          Elles doivent préciser les motifs de la proposition d’engagement, les compétences (connaissances, expériences pertinentes, ou autre) que la personne possède et dont elle entend pouvoir faire profiter l’AQDMD ainsi que tout autre commentaire que la personne désire faire valoir pour soutenir sa candidature.

 

Le conseil d’administration se réserve le droit de faire des recommandations aux membres lors de l’assemblée, en justifiant ses recommandations à la lumière des besoins du moment de l’AQDMD. Il peut indiquer les expériences et compétences qu’il recherche chez les candidats.

 

Les élections ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle selon les modalités suivantes :

 

- Nomination par l'assemblée d'un président et d'un secrétaire d'élection qui peuvent aussi faire office de scrutateurs. Ces personnes peuvent être ou non des membres de la corporation. Le président d'élection et le secrétaire n'ont pas le droit de vote durant la procédure d'élection.

- Le vote se fait toujours par scrutin secret pour les élections.

- Les candidats ayant reçu le plus de votes sont déclarés élus.

- Les bulletins de vote sont détruits après la clôture de l'élection.

 

Chapitre 4  Conseil d’administration

 

Article 4.1 - Composition

 

Le conseil d’administration compte sept (7) membres.

 

Article 4.2 - Conditions d'éligibilité

 

Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration.

 

Article4.3 - Durée du mandat

 

La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans. Ce mandat est renouvelable.

 

Lors de l’assemblée de fondation, le comité provisoire présentera à ses membres une résolution les invitant à élire un premier conseil d’administration formé des 7 membres du comité provisoire. Ce conseil d’administration serait en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante. Pour le deuxième conseil, il y aura tirage au sort pour désigner, parmi les membres élus, qui seront les trois (3) membres dont le mandat ne sera que d’un an. Ce tirage au sort aura lieu lors de la première réunion du conseil d’administration. Les quatre (4) autres membres auront un mandat d’une durée de deux ans.

 

Lors de l’assemblée générale annuelle suivante, seuls ces trois (3) postes seront à combler.  L’année suivante, les quatre (4) autres postes seront à combler et ainsi de suite.

 

Article 4.4 - Retrait d'un administrateur


Cesse de faire partie du conseil d’administration  et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui:
- présente par écrit sa démission au conseil d’administration ;
- décède, devient insolvable ou interdit;
- perd sa qualité de membre de la corporation;
- devient inéligible au poste d'administrateur conformément à l'article 2.4 ou 2.5 du présent document
- s'absente de trois réunions consécutives sans raison valable et sans en avoir informé la corporation.

S'il se produit une vacance au cours de l'année, les autres membres du conseil d’administration  peuvent nommer un autre administrateur parmi les membres en règle de l'organisme pour combler cette vacance pour le reste du terme.

 

Article 4.5 - Pouvoirs et obligations

 

Le conseil d’administration  est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.-

- Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts et objectifs que poursuit la corporation conformément à la loi et aux règlements généraux.

- Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

 

Article 4.6 - Réunions

 

Le conseil d’administration  doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation.  Il se réunit au moins quatre (4) fois l'an.

 

C'est le secrétaire qui envoie ou donne les avis de convocation.  Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées et l'ordre du jour. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent commander une assemblée du conseil pour telle date, telle heure, à tel endroit et établir un ordre du jour pour cette assemblée.

 

Article 4.7 - Avis de convocation

 

L'avis de convocation peut être écrit, par courriel, télécopieur ou par la poste;

Sauf exception, il doit être donné au moins  sept jours de calendrier avant la réunion.

 

L’avis de convocation doit comprendre les éléments suivants :

-          La date, l'heure et le lieu de la réunion

-          L'ordre du jour de l'assemblée

-          Le procès-verbal de la dernière réunion (s’il n’a pas déjà été envoyé)

-          Certains documents, si nécessaire, en annexe

 

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent s'ils sont d'accord, décréter qu'il y a réunion officielle et alors l'avis de convocation n'est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

 

En cas d'urgence, il suffit d'un avis verbal ou par téléphone, donné vingt-quatre (24) heures à l'avance.

 

Article 4.8 - Quorum

 

Il y a quorum si 50% + 1 des administrateurs sont présents à la réunion.

 

Article 4.9 - Vote

 

Aux réunions du conseil d’administration, chaque membre a droit à un vote. Le vote par procuration est prohibé. En cas d'égalité, le président de la réunion a droit à un second vote.  Toutefois, en cas d'égalité des voix, la discussion peut être reprise jusqu'à ce que la majorité soit atteinte, sinon la décision pourrait être confiée à l'assemblée générale au jugement du président. Tout membre qui le désire peut faire consigner sa dissidence ou son abstention au procès-verbal.

 

Article 4.10 - Invités

 

Le conseil d’administration peut inviter ou accepter de recevoir tout individu ou groupe qui désire assister à une réunion du conseil.

 

Article 4.11 - Rémunération

 

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Toutefois, le conseil d’administration  peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leurs fonctions. Le conseil fixe les critères et les taux à appliquer dans de telles situations en respectant le budget de la corporation

 

 

Article 4.12 - Conflits d’intérêt

 

Tout membre du conseil d’administration doit divulguer toute situation réelle ou potentielle de conflit d’intérêts le concernant et se retirer d’une réunion lorsque la situation l’exige. La mention d’une telle divulgation doit être faite au procès-verbal de la réunion où la divulgation a été faite et reçue par le conseil d’administration.

 

Chapitre 5  Officiers

 

Article 5.1 - Fonctions

 

Le président :

Il préside les réunions du conseil d’administration et il fait partie ex officio de tous les comités d'études et des services de la corporation.  Il surveille l'exécution des décisions prises au conseil d’administration. C'est lui qui généralement signe avec le secrétaire les documents qui engagent la corporation. Il est également le plus souvent chargé des relations extérieures de l'organisme. Il peut exercer ces fonctions lui-même ou les déléguer. Il remplit toutes les charges qui lui sont attribuées durant le cours de son terme par le conseil d’administration

 

Le vice-président

Le vice-président doit, en cas d'absence ou d'incapacité ou de refus ou de négligence d'agir du président, le remplacer et exercer ses pouvoirs. Il seconde le président dans ses charges. Il représente les membres et se tient à l’écoute de leurs besoins. Il exerce les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le conseil d’administration.

 

Le secrétaire :

Il a la garde des documents et registres de la corporation. Il s'assure de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil et des assemblées et les garde dans un livre tenu à cet effet. Il donne avis de toute assemblée des membres ou de toute réunion du conseil d'administration ou de ses comités. Il signe les procès-verbaux et extraits de procès-verbaux. Il exerce les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le conseil d'administration.

 

Le trésorier :

De façon générale, il a la charge de la bonne gestion financière de la corporation. Il doit voir à dresser, maintenir et conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il peut exercer ces fonctions lui-même ou les déléguer. Il doit rendre compte au conseil d'administration de la situation financière de la corporation et de toutes les transactions qu'il a faites en sa qualité de trésorier, chaque fois qu'il en est requis. Il doit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les personnes autorisées à se faire. Il doit signer tout document nécessitant sa signature. Il doit déposer l'argent et les autres valeurs de la corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs désignent. Il voit à ce qu’un budget soit présenté au conseil et à ce que les prévisions soient suivies. Il exerce les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le conseil d'administration.

 

Article 5.3 - Élection

 

Les administrateurs de la corporation élisent parmi eux un président, un vice-président, un trésorier et  un secrétaire.

 

Article 5.4 - Démission et destitution des officiers

 

Un officier peut démissionner en adressant un avis écrit à cet effet au président de la corporation. La dite démission ne prend effet qu’à compter de son acceptation par le conseil d’administration. Le conseil d'administration peut destituer un officier; ce dernier cesse d'exercer ses fonctions dès qu'il est destitué.

 

Chapitre 6 Dispositions Financières

 

Article 6.1 - Exercice financier

 

L'exercice financier commence le 1er avril et se termine le 31 mars suivant, mais le conseil d’administration  peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

 

Article 6.2 - Vérification annuelle

 

La firme de vérification est nommée chaque année par les membres lors de l'assemblée générale annuelle. Le conseil détermine quel type de vérification sera effectuée selon ce qui est requis par la Loi, y compris une simple mission d’examen. 

 

Si la firme de vérification cesse de remplir ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l'expiration de son terme, le conseil peut combler la vacance en lui nommant une firme remplaçante qui sera en fonction jusqu'à la fin du terme de la firme précédente.

 

Article 6.3 - Contrats

 

Les contrats et autres documents qui requièrent la signature doivent au préalable être approuvés par le conseil d’administration. Ils sont ensuite signés par le président et le trésorier ou par les personnes désignées à cette fin par le conseil d’administration. Dans le cas où la corporation dispose d’un employé à la direction, le conseil d’administration  peut lui déléguer le mandat de signer des contrats et effets bancaires, selon un cadre que le conseil pourra préciser.

 

Article 6.4 - Signataires

 

Les chèques, billets ou autres effets bancaires de la corporation sont habituellement signés par deux (2) des trois (3) personnes suivantes : le président, le trésorier et un autre membre nommé par le conseil d’administration. Pour des raisons pratiques, le conseil d’administration  peut choisir des signataires différents, toutefois, la signature d’un membre du conseil d’administration  est toujours requise.

 

Article 6.5 - Affaires bancaires

 

Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d'une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec et désignées à cette fin par le conseil.

 

Article 6.6 - Déclarations

 

Le président ou toute autre personne désignée par le conseil est autorisé à comparaître et à répondre pour la corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire émis par une Cour et à répondre au nom de la corporation à toute procédure à laquelle la corporation est partie.

 

Chapitre 7  Dispositions Complémentaires

 

Article 7.1 - Comités

 

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition.  Il n'est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de la corporation de prendre connaissance du rapport qu'il a commandé.

 

Une résolution adoptée en assemblée générale annuelle peut ordonner au conseil d’administration de former un comité sur un sujet précis.

 

Article 7.2 - Modifications des règlements généraux

 

Les amendements et modifications aux présents règlements devront être soumis à l'assemblée générale annuelle des membres. L'avis de convocation à cette assemblée devra mentionner les amendements ou modifications proposés.